Kommunikette
Was sich in E-Mails gehört (und was nicht...)
E-Mail ist ein schnelles Medium. Es ist formloser als ein Brief oder selbst ein Fax. Eine Mail wird deshalb viel eher geschrieben als ein Brief. Mancher „Mailer“ vergisst leider, dass auch in E-Mails bestimmte Spielregeln gelten, die „Kommunikette“ für einen effizienten und höflichen Umgang per elektronischer Post:
1. E-Mails werden sofort beantwortet! Dazu gibt es den „Antwort“-Knopf in allen Mail-Programmen. Wenn man länger als zwei Tage auf Antwort warten muss, kann man besser einen Brief schreiben.
2. Antworten auf Antworten auf Antworten usw. machen E-Mails unendlich lang und unübersichtlich. Deshalb immer nur auf die jeweils letzte Mail antworten und alles andere vor dem Absenden löschen!
3. Jede E-Mail braucht ein „Betreff“! Nur so kann der Empfänger schnell erkennen, worum es geht, kann er seine Post vorsortieren und vor allem ist dies die beste Möglichkeit, abgelegte Post auch wieder zu finden. Das ist unerlässlich, wenn man täglich viele Mails erhält! Bei Antworten auf Antworten auf Antworten usw. (siehe 2.) unbedingt das Betreff aktualisieren! Ein Betreff "AW:AW:AW:Deine Anfrage" macht keinen Sinn!
4. Mindestens einmal täglich die Mailbox checken! Besonders E-Mail-Einsteiger denken, „ich erwarte ja keine Mail, also brauche ich nicht nachzusehen.“
5. Es ist unhöflich, an E-Mails große Dateien anzuhängen, weil der Download jeder Datei, die größer ist als ca. 500 KB, einfach zu lange dauert. Das ist lästig – vor allem, wenn man nicht weiß, was da eigentlich so lange downloadet. Riesen-Grafiken oder womöglich Musikdateien sind deshalb tabu, es sei denn, man hat den Empfänger vorher informiert und sein Okay eingeholt!
6. Anhänge müssen vor dem Versand "geschrumpft" (insbesondere Bilddateien verkleinert) werden. Office Dokumente, die nicht weiter bearbeitet werden sollen, sollten in das generell lesbare und zugleich verkleinernde Format PDF umgewamdelt werden.
7. In Zeiten von gefährlichen Computerviren und -würmern sollte man mit Dateianhängen generell vorsichtig verfahren. Der Text einer Mail wird niemals als Anhang verschickt! Anhänge sollten im Textteil erwähnt bzw. angekündigt werden. Anhänge, die man nicht eindeutig identifizieren kann, sollte man sofort einfach löschen: Dann passiert einem sicher nichts!
6. Auch in diesem schnellen Medium sind gängige Höflichkeitsregeln keineswegs außer Kraft gesetzt. Eine fehlerhafte Orthographie (dazu gehört auch das Ignorieren der Großschreibung) oder Grammatik, eine fehlende Anrede oder ein fehlender (oder abgekürzter Gruß à la "LG" für "Liebe Grüße") am Ende sind kein Zeichen von modernem Lifestyle, sondern eine schlechte Visitenkarte des Absenders und Ausdruck mangelnden Respekts für den Empfänger!
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(c) ThomasUnruh - www.guterunterricht.de